En la búsqueda constante de innovación y eficiencia, Primax, como líder en el mercado mayorista de combustibles en Colombia, decidió embarcarse en un viaje de transformación de uno de sus procesos legales más importantes junto con nuestro equipo: la agilización de las solicitudes de autorización de operación (código sicom) de estaciones de servicio ante el Ministerio de Minas y Energía (MME).
El desafío de Primax:
El principal desafío era el de reducir los tiempos de respuesta por parte del Ministerio de Minas y Energía frente a las solicitudes que se presentaban para obtener la autorización de operación (código sicom) de una estación de servicio. Por ley, los tiempos de respuesta de la entidad son de 30 días hábiles, sin embargo, se hacían devoluciones por simples errores y falta de documentación, haciendo más extenso el proceso pues a partir del reingreso de la solicitud se contabilizaban otros 30 días.
Tomando como base el Legal Design, asumimos el reto desde dos enfoques:
1. Análisis del proceso al interior de Primax: Desde Doclick realizamos un análisis de las áreas de la compañía involucradas en este proceso, las personas que lo lideran y la forma en como cada uno ejerce su rol. Identificamos metodologías y aplicaciones tecnológicas que podrían ayudarles a mejorar el trabajo en equipo y aumentar la eficiencia del proceso. La implementación de estas soluciones permitió una sinergia más efectiva entre los equipos involucrados en el proceso de autorización.
2. Rediseño de la carta de autorización: Teníamos un objetivo claro, hacer que la información de la carta de autorización fuera más accesible y comprensible para los funcionarios del Ministerio. A través de un diseño visual intuitivo y una estructura clara, la nueva carta no solo cumplía con los requisitos legales, sino que también facilitaba la revisión y comprensión por parte de los funcionarios dentro de la entidad.
Hablemos de los resultados:
La implementación conjunta de las mejoras internas y el rediseño de la carta generaron resultados notables. Los tiempos de respuesta por parte del Ministerio de Minas y Energía se redujeron significativamente en un rango entre 10 y 15 días hábiles, se reforzó la consciencia frente a la importancia de este proceso como facilitador en el cumplimiento de los KPIS de la compañía y se fortaleció significativamente la relación con el Ministerio. Todo esto no solo benefició la eficiencia operativa de Primax, sino que también ha generado interés por parte del MME, teniendo en cuenta los beneficios que se pueden
generar para la entidad en términos de capacidad y productividad.
El Legal Design desde una perspectiva integral:
Desde Doclick somos reiterativos en la importancia de entender que el Legal Design se debe abarcar siempre desde una perspectiva integral. En donde no solo se busque rediseñar un un contrato o documento legal, sino que también se analicen las áreas y roles de las personas involucradas en este proceso, ya sea al interior o al exterior de la empresa. Esto, no solo permite una mejora de la eficiencia, sino que también fortalece las relaciones con las entidades regulatorias, creando un entorno propicio para futuras colaboraciones.
La experiencia exitosa de Primax implementando el Legal Design, no solo demuestra la capacidad transformadora de la innovación legal, sino que también permite inspirar a otras empresas a explorar estas metodologías para optimizar sus propios procesos.
Conoce más de nuestro cliente Primax en su sitio web: www.primax.com.co o también anímate a visitar su Instagram: Primax Colombia
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