¿Firma electrónica o firma digital? ¿Cuál es mejor? muchos de ustedes nos lo han preguntado, y es que el uso de firmas electrónicas y digitales se ha vuelto cada vez más común. Es por esto, que decidimos escribir este artículo en donde explicaremos las diferencias entre los siguientes tipos de firmas: electrónica simple, firma electrónica certificada y firma digital.
Antes de empezar y porque sabemos que te lo estás preguntando, ten presente lo siguiente:
- En Colombia cualquiera de estas tres formas es totalmente válida.
- No todas las firmas electrónicas son firmas digitales.
Firma Electrónica Simple:
La firma electrónica simple es un método que permite validar la identidad de una persona y asociarla a un documento como firmante. Es la opción más flexible y ágil ya que a diferencia de las otras dos formas de firma, puede ser emitida por cualquier empresa con capacidad tecnológica, no requiere la certificación de una entidad ni utiliza criptografía.
Este tipo de firma puede utilizar diferentes métodos de validación, como contraseñas, códigos OTP (One-Time-Password), preguntas de seguridad o incluso fotografías del firmante y su documento de identidad.
Se utiliza, por ejemplo, en la suscripción de contratos laborales, contratos comerciales (contratos de prestación de servicios, compraventa, suministro, entre otros), comunicaciones comerciales y propuestas económicas.
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Firma Electrónica Certificada:
La firma electrónica certificada, utiliza un certificado digital emitido por una entidad de certificación acreditada, el cual garantiza la identidad del usuario y la integridad del documento firmado. Esta opción es favorable para documentos de alta importancia jurídica que requieren mayor seguridad y garantía de autenticidad, integridad y no repudio.
Para obtener una firma electrónica certificada, primero se debe verificar la identidad y validar la información personal del firmante ante una entidad certificadora acreditada por el ONAC (Organismo nacional de Acreditación de Colombia).
Una vez completado este proceso, se emite un certificado digital que contiene información relevante, como el nombre del titular, su número de identificación, la fecha de emisión y expiración del certificado, entre otros datos.
Se utiliza, por ejemplo, en la suscripción de documentos que se presentan ante entidades gubernamentales, como las declaraciones de impuestos que se presentan ante la DIAN.
Firma Digital:
La firma digital es un mecanismo que utiliza tecnología criptográfica para garantizar la autenticidad, integridad e identidad del usuario en un documento electrónico. Esta opción es favorable también para documentos de alta importancia jurídica.
Al igual que la firma electrónica certificada, este tipo de firma también requiere un certificado digital emitido por el ONAC. Sin embargo, su diferencia, es que, al utilizar esta firma, el usuario debe instalar un token de certificado digital en donde se firmará el documento, lo que asegura que el documento se firme una vez y no sea modificado.
Se utiliza, por ejemplo, en la suscripción de documentos que se presentan ante algunas Cámaras de Comercio, para trámites que se llevan a cabo de manera remota, como la constitución de una sociedad.
Entonces… ¿cuál debo empezar a usar?
La elección entre los diferentes tipos de firmas, dependerá del nivel de seguridad requerido en el proceso en el que se van a implementar las firmas y, además, de la rapidez con la que se necesite suscribir el documento.
La firma electrónica simple es flexible y ágil, adecuada para casos empresariales comunes, como comunicaciones, contratos, certificados, entre otros. Por otro lado, la firma electrónica certificada y la firma digital brindan mayor seguridad y garantía de autenticidad, siendo apropiadas para documentos de mayor importancia jurídica.
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