La innovación tecnológica en áreas jurídicas y firmas de abogados, está en auge debido a la necesidad de optimizar su trabajo y sus procesos. Según Plain Concept: “Para 2025, se triplicará el gasto en tecnología legal, al menos el 25% del gasto en aplicaciones legales corporativas se destinará a proveedores de tecnología no especializados” y es que, recientemente, hemos identificado que, tanto áreas, como firmas, se están cuestionando acerca de cómo iniciar esta transición de cambio, en donde si bien el tiempo y los recursos son altos, los resultados traerán grandes beneficios.
Acá debemos considerar que, si la adopción de herramientas tecnologías significa un gran reto para las áreas y firmas, la susceptibilidad al cambio por parte del equipo, lo será aún más. Y es que por largo tiempo las cosas se vienen haciendo de la misma forma en el sector legal y ahora es momento de involucrar más la parte humana, pues para lograr una transformación exitosa se necesita tanto de la tecnología como del enfoque al cliente.
¿Cómo lograr una transformación tecnológica y de enfoque al cliente en tu área jurídica o firma?
1. Sensibilización del equipo:
Aplicar innovación tecnológica y estrategías de enfoque al cliente en áreas jurídicas y firmas de abogados es un gran cambio para todo el equipo, por lo que mencionamos antes en cuanto a lo tradicional del sector. Es por esto que la comunicación es importante en esta etapa. Recomendamos compartir con todos los integrantes de tu equipo el proceso que se va a iniciar, los objetivos y las expectativas, al igual que invitarlos a hacer parte activa de este, considerando sus dudas y sus ideas.
2. Identificación de puntos de dolor:
Esta fase se basa principalmente en crear una estrategia fuerte de experiencia al cliente. Recomendamos utilizar la metodología del customer journey map que se utiliza generalmente para analizar las motivaciones y puntos críticos de un cliente durante un proceso de compra de productos o servicios.
Para el caso de áreas jurídicas o firmas de abogados, es muy útil ya que nos permitirá encontrar más fácilmente los puntos de dolor que se presentan en ciertos procesos, tanto al interior del área, como en el relacionamiento con nuestros clientes internos y externos.
Pero…y ¿por dónde empezar?
- Primero: iniciemos con un poco de investigación. Realiza encuestas de satisfacción ya sea dentro de tu equipo o a clientes internos y externos. Esto con el fin de entender muy bien a quién le estás vendiendo, sus necesidades, dolencias y expectativas frente al producto o servicio.
- Segundo: en caso de ser una firma de abogados, es muy importante que analices la competencia, monitoreando qué estrategias usan, que tanta receptividad tienen en redes sociales y como están frente a temas de innovación y experiencia al cliente. Lo que nos llevará a entender si realmente si estmoss proporcionando valor agregado al mercado.
- Tercero: empieza a dibujar tu customer journey map para cada uno de los procesos que quieres reinventar. Define primero las etapas del proceso por las que pasa el cliente, ya sea interno o externo, y luego analiza si la experiencia de cada etapa es positiva o negativa.
- Finalmente: teniendo completa la investigación, define las estrategias y tácticas a implementar para mejorar la experiencia de tu cliente. Seguramente, dentro de estas, encontrarás que es necesario la adopción de herramientas tecnológicas. En caso de que así sea, te invitamos a analizar la siguiente recomendación.
3. Herramientas tecnológicas a implementar:
Te dejamos algunas ideas de herramientas tecnológicas que optimizan tiempo y recursos en áreas jurídicas o firmas de abogados. Estas las debes elegir de acuerdo a los hallazgos de la investigación anterior.
– Herramientas de automatización documental y de gestión contractual: los estudios de McKinsey y PWS mencionan que “es posible automatizar el 25% del tiempo de los abogados” lo que permitirá hacer más efectivas tareas operativas, repetitivas, de recopilación de datos y generación de informes. Te recordamos que la automatización para este caso, es útil para potenciar la productividad de los abogados, y no como una forma de reemplazar el trabajo de estos.
Te dejamos a disposición nuestro software online con el cual podrás crear en minutos y de manera automatizada los contratos y documentos legales de tu área o firma a partir de tus modelos o plantillas propias, firmarlos electrónicamente, recibir alertas de vencimiento y acceder a información relevante a través de indicadores y reportes.
– Herramientas de almacenamiento en la nube: este tipo de servicios es útil para almacenar todos los datos de tu empresa en un mismo servidor virtual que proporciona mayor seguridad, accesibilidad, centralización y ahorro en costos de TI.
Con nuestro software online, por ejemplo, podrás tener todos los documentos del área a la mano, organizados de manera segura. Además, recibirás alarmas cuando estos estén próximos a vencerse y podrás acceder a la información más relevante de estos a través de indicadores y reportes. Por otro lado, existen en el mercado, herramientas menos especializadas que sirven también para el almacenamiento como, Google Drive y SharePoint.
– Herramientas que facilitan el trabajo colaborativo: cada vez vemos más empresas que promueven un ambiente flexible a su equipo de trabajo. Es por esto que contar con una solución para facilitar el trabajo remoto es muy importante. Nosotros en Doclick recomendamos utilizar un software de gestión de proyectos para organizar y planificar las prioridades de tu equipo. Acá te dejamos algunos ejemplos: Asana, Trello y Clickup.
Para terminar, recuerda que la tecnología y las nuevas metodologías llegan para apoyarnos en la transformación de nuestras empresas trayendo grandes beneficios, así que ¡a ponerle ganas a ese nuevo proyecto que iniciarás este año!
Si necesitas más ayuda y asesoría en cuanto a este tema, en Doclick te ofrecemos nuestro servicio de consultoría en innovación legal para áreas o departamentos jurídicos y firmas de abogados. Con este, te ayudaremos a:
- Mejorar los procesos internos a través de la innovación y tecnología.
- Facilitar el trabajo de tu equipo para que éste pueda enfocarse en lo realmente importante.
- Organizar tu equipo de manera inteligente y óptima.
- Ofrecer una mejor atención a tus clientes (tanto internos como externos).
- Estar a la vanguardia en tendencias de innovación legal.
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