Seguramente en tu empresa ya llegó la pregunta desde talento humano. ¿Cómo debemos manejar ahora el contrato de aprendizaje y las prácticas universitarias?
La Ley 2466 de 2025 (la reforma laboral) cambió las reglas y en marzo de 2026 el Ministerio del Trabajo expidió el Decreto 0223, que las desarrolla en detalle.
Para muchas empresas esto significó una carrera contra el tiempo para entender qué cambió. En realidad, es una oportunidad para poner en orden un proceso que casi nunca recibe atención hasta que algo sale mal.
¿Qué cambió exactamente?
El Decreto 0223 de 2026 unifica y actualiza toda la normativa dispersa sobre prácticas laborales y contrato de aprendizaje. Antes existían varios decretos sueltos y criterios distintos según el sector. Ahora hay un marco único, y sobre todo, una distinción mucho más clara entre dos figuras que muchas empresas venían mezclando.
La primera es la vinculación formativa o prácticas laborales. Es la figura para estudiantes que realizan sus prácticas. En principio no genera relación laboral, siempre que las actividades que realiza el estudiante correspondan efectivamente a su área de formación.
La segunda es el contrato de aprendizaje. A diferencia de la anterior, sí es un contrato laboral especial y a término fijo, con una finalidad formativa. Puede tener una duración de hasta tres años y aplica tanto a aprendices SENA como a estudiantes universitarios.
Cambios en el contrato de aprendizaje
1. Apoyo económico
El apoyo económico mensual que recibe el aprendiz también tiene reglas más precisas. En formación dual (la que se hace de manera simultánea entre la empresa y el SENA), el apoyo será del 75% de un salario mínimo el primer año y 100% el segundo año. En formación tradicional, la fase lectiva exige un apoyo del 75% de un salario mínimo y la fase práctica un 100%.
Si el aprendiz es estudiante universitario, el apoyo nunca puede ser inferior a un salario mínimo completo, sin importar la modalidad.
2. Sistema de seguridad social integral
La seguridad social también se ajusta según la fase. Si la formación es tradicional: en la fase lectiva, la empresa cubre salud y riesgos laborales como si el aprendiz fuera dependiente. En la fase práctica, o durante toda la formación dual, el aprendiz queda afiliado de forma plena a salud, pensión y riesgos laborales, con derecho a todas las prestaciones propias de un contrato de trabajo.
3. Régimen disciplinario
El decreto además aclara el régimen disciplinario. Tu empresa sólo puede ejercer su facultad disciplinaria exclusivamente a las actividades propias del proceso de formación, nunca para asuntos ajenos a este.
Si hay una falta grave, debe informarse al monitor de la institución educativa. Y si la empresa decide suspender o terminar el contrato, debe notificarlo tanto al SENA (a través de su sistema SGVA- Sistema de Gestión Virtual de Aprendices- ) como a la institución educativa para que tome las medidas formativas que considere.
4. Terminación del contrato de aprendizaje sin justa causa
Sobre la terminación, la empresa patrocinadora puede dar por terminado el contrato de aprendizaje sin justa causa, pagando la indemnización que establece el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo.
Cambios en la práctica laboral
La vinculación formativa también trae obligaciones nuevas, pensadas para proteger al estudiante durante su práctica.
1. Auxilio de práctica
El estudiante y la empresa pueden acordar la entrega de un auxilio de práctica cada mes. Este auxilio tiene como fin exclusivo apoyar al practicante durante su etapa de aprendizaje, que en ningún caso constituye salario.
2. Sistema de seguridad social integral
La empresa debe afiliar al estudiante al Sistema General de Riesgos Laborales desde el inicio, entregarle los elementos de protección personal que necesite y darle una inducción completa sobre los riesgos de su actividad.
3. Régimen disciplinario
En cuanto al régimen disciplinario, las actividades que el estudiante realice durante su etapa práctica se rigen por los lineamientos y reglamentos de la institución educativa.
El reglamento interno de trabajo de la empresa no es aplicable a los practicantes, pues la vinculación formativa no es de naturaleza laboral. No obstante, la empresa cómo espacio de práctica debe contar con un manual específico de prácticas laborales que facilite el desarrollo de la formación, asegurando el orden y la armonía dentro de la organización.
4. Terminación del contrato sin justa causa
La nueva regulación establece diferentes causales para finalizar la vinculación formativa. Entre estas, la práctica laboral podrá darse por terminada con fundamento en las contempladas en los reglamentos internos del espacio de práctica o de la institución educativa, siempre que tales disposiciones hayan sido previamente establecidas.
Ten en cuenta que el decreto excluye de su aplicación a las prácticas del sector salud y a la judicatura de los estudiantes de derecho, que se siguen rigiendo por sus normas especiales.
La cuota de aprendices sigue vigente
Nada de esto cambia la obligación de fondo. Las empresas privadas con 15 o más trabajadores (salvo el sector construcción) siguen obligadas a vincular aprendices, incluyendo ahora expresamente a los consorcios y uniones temporales.
Quien no quiera o no pueda cumplir la cuota con contratación directa puede monetizarla, pagando al SENA 1.5 salarios mínimos por cada aprendiz no contratado. Ese dinero se destina de la siguiente manera: una cuarta parte se destina a apoyos para aprendices en riesgo de deserción que no cuentan con un contrato activo, otra cuarta parte a ampliar la educación técnica rural, y la mitad restante al Fondo Emprender.
Por qué le importa esto a tu empresa
El riesgo supera el cumplimiento formal: un contrato de aprendizaje o práctica mal estructurada puede reclasificarse como relación laboral, acarreando el pago retroactivo de prestaciones y sanciones del Ministerio del Trabajo.
Además, como muchas empresas gestionan sus cuotas de aprendices, contratos y prácticas sin procesos claros, cada cambio normativo las obliga a revisar plantillas, capacitar a talento humano y actualizar controles desde cero.
La oportunidad para mejorar
Este cambio normativo permite construir un proceso sólido. Un buen punto de partida es levantar un inventario de todos los contratos de aprendizaje y vinculaciones formativas vigentes en la empresa. Así se identifica rápido qué necesita ajuste y qué ya cumple con el Decreto 223 de 2026.
Después, vale la pena rediseñar los contratos de aprendizaje y de vinculación formativa, incorporando los nuevos elementos. Un buen diseño legal convierte un documento denso en una herramienta clara para quienes lo usan a diario.
También es el momento de construir una guía práctica para quienes gestionan aprendices y practicantes en el día a día, incluyendo qué hacer ante una falta disciplinaria o una terminación anticipada.
Por último, implementar la automatización de controles para gestionar alertas de vencimiento, transiciones de etapa y obligaciones de cuota facilitará el cumplimiento de la regulación vigente.
Cómo empezar
En Doclick acompañamos a empresas y organizaciones jurídicas en procesos como este, desde el diagnóstico normativo hasta el rediseño de plantillas, la gestión del conocimiento y la implementación de controles. Si quieres revisar cómo está tu empresa frente a los nuevos lineamientos de aprendices y practicantes, conversemos para poder ayudarte en su implementación
