Con la llegada de Semana Santa, muchos empleados desean aprovechar estos días para descansar o viajar. Por eso, es clave que como empleador conozcas bien las reglas sobre las vacaciones, para que puedas planearlas y concederlas correctamente, evitando riesgos legales y asegurando la continuidad del negocio.
Conoce en este artículo las reglas para concederlas a tus empleados:
Las vacaciones consisten en el reconocimiento de un tiempo libre –en descanso y en dinero –a los empleados que hayan prestado sus servicios durante un tiempo determinado a un empleador. Esto quiere decir que las vacaciones son un descanso remunerado para que el empleado recupere su fuerza de trabajo, permitiendo que a su regreso pueda ser más productivo en las actividades que desarrolla en la empresa.
¿Cuándo se causa este derecho y cuántos días debes conceder para el disfrute de las vacaciones?
El Código Sustantivo del Trabajo establece que, como empleador, debes conceder a tus empleados 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas cuando hayan prestado sus servicios por 1 año.
Excepciones a esta regla:
- Para los empleados ocupados en la aplicación de rayos X o los dedicados a la lucha contra la tuberculosis, tienen derecho a 15 días de vacaciones por cada 6 meses de trabajo.
- Para los empleados que trabajan por días, las vacaciones son proporcionales al tiempo laborado.
El derecho a disfrutar de vacaciones se causa con cada nuevo año de trabajo del empleado.
¿Qué se consideran días hábiles?
El Ministerio del Trabajo, en el concepto 02EE2023410600000076498 de 2023, señaló que los días hábiles se contarán de acuerdo con la jornada laboral pactada entre las partes. Es decir, si el empleado labora de lunes a sábado, se entenderá como días hábiles esos 6 días; si trabaja de lunes a viernes, se entenderán por días hábiles esos 5 días.
¿Cuándo debes concederlas a tus empleados?
No existe una regulación que indique una fecha obligatoria para gozar de las vacaciones, y en ese caso, puede suceder lo siguiente:
- Que tu empresa señale la época de vacaciones dentro del año subsiguiente. Es decir, en el transcurso del segundo año de trabajo. Y serán obligatorias para el empleado.
- Que el empleado te las solicite, de acuerdo con sus planes personales. En este caso, puedes decidir concederlas o no; de no hacerlo deberás lograr un acuerdo con tu empleado que se ajuste para ambas partes.
En épocas como Semana Santa, muchos empleados tienden a solicitar vacaciones para aprovechar los festivos. Planea con anticipación y gestiona las solicitudes considerando tanto el derecho del empleado como la continuidad del servicio.
Cuando sea la empresa quien las conceda, deberá notificarlo al empleado con mínimo 15 días de anticipación.
¡Ten en cuenta! Este derecho no debe afectar ni el servicio de la empresa ni el descanso del empleado.
¿Las vacaciones se conceden a todos los empleados al mismo tiempo?
No siempre. Debes tener en cuenta que las vacaciones pueden ser individuales –concedidas a un empleado en un periodo determinado– o colectivas –concedidas a todos los empleados en un mismo periodo– , de acuerdo con las necesidades operativas de tu empresa.
En temporadas como Semana Santa, las vacaciones colectivas pueden ser una estrategia útil si se planean con tiempo y se ajustan al flujo de trabajo de tu negocio.
¿Pueden interrumpirse las vacaciones?
Sí, pueden interrumpirse sólo en casos justificados, teniendo en cuenta que el empleado puede reanudarlas cuando cese la interrupción. Por ejemplo ante el fallecimiento de un familiar, por una incapacidad médica de tu empleado, entre otros casos.
¿Pueden fraccionarse las vacaciones?
Es usual que los empleados soliciten 2 o 3 días de vacaciones para hacer una diligencia, para un viaje corto o porque así lo consideran ajustado a sus planes. No obstante, el Código Sustantivo del Trabajo establece que el empleado debe disfrutar mínimo 6 días hábiles continuos dentro de 1 año, sin que estos puedan acumularse.
Sobre este asunto la norma no prohíbe expresamente que puedan concederse periodos inferiores a estos 6 días. Sin embargo, existen dos interpretaciones al respecto:
- A partir de la lectura de la norma, podría entenderse que, al no existir una prohibición expresa, una vez concedido el período mínimo de 6 días de vacaciones dentro del año correspondiente, los días restantes podrán otorgarse en períodos más cortos.
- Sin embargo, el Ministerio del Trabajo, en concepto 02EE2023410600000018003 de 2023, estableció que otorgar menos de 6 días continuos, es desnaturaliza la finalidad de las vacaciones de permitirle al empleado recuperar las energías gastadas por la actividad desarrollada a través del descanso, por lo que NO es posible conceder períodos inferiores.
La segunda posición es más conservadora, y tiene como finalidad garantizar el derecho irrenunciable de todo empleado a disfrutar de sus vacaciones conforme lo establece la ley.
Ahora bien, la ley establece la posibilidad de que los días restantes –a los primeros 6– de vacaciones puedan acumularse con los periodos de vacaciones posteriores.
La regla general es que la acumulación se puede hacer hasta por 2 años. Ahora bien, la acumulación puede incluso llegar a hacerse hasta por 4 para los siguientes empleados:
- Técnicos.
- Especializados.
- De confianza y manejo.
- Extranjeros que presten sus servicios en lugares distintos al de la residencia de su familia.
¿Cómo se remuneran las vacaciones?
Cuando el empleado esté disfrutando de sus vacaciones, deberás pagarle el salario ordinario que reciba al momento de iniciar su descanso, excluyendo horas extras, recargos dominicales y festivos.
Si el salario de tu empleado es variable, el valor de las vacaciones se calculará con base en el promedio del salario devengado durante el año anterior a la fecha en que se otorgan.
¿Cuándo se debe pagar la remuneración de las vacaciones?
Aunque la norma no establece expresamente una fecha para el pago, el concepto 05EE2023120300000001662 del Ministerio del Trabajo indica que el valor correspondiente a los días de descanso debe pagarse antes de que el empleado inicie sus vacaciones, para que cuente con los recursos necesarios durante su disfrute.
¿Pueden pagarse las vacaciones en dinero?
También existe la posibilidad de que las vacaciones se compensen en dinero, pero deben cumplirse las siguientes condiciones:
- Sólo puede compensarse hasta la mitad del periodo de vacaciones, es decir, 9 días.
- Debe ser el empleado quien solicite que se compensen en dinero.
- El empleado y la empresa deben acordar la compensación por escrito.
- En ningún caso pueden omitirse los 6 días mínimos de descanso anual.
En este caso, el pago y disfrute de las vacaciones funcionará así:
- La empresa pagará el salario ordinario que reciba el empleado por 15 días de vacaciones.
- El empleado disfrutará sólo 6 días hábiles de vacaciones.
- La empresa pagará de manera adicional el salario ordinario por 9 días de vacaciones.
¿Qué sucede si mi empleado termina el contrato antes del disfrute de las vacaciones?
La empresa deberá pagar al empleado en su liquidación lo correspondiente a las vacaciones causadas a la fecha de terminación del contrato.
La importancia de planificar las vacaciones de tus empleados
En conclusión, la planificación adecuada de las vacaciones —especialmente en temporadas como Semana Santa— es clave para evitar contratiempos y asegurar tanto el bienestar del equipo como la continuidad del negocio.
¿Tienes más dudas sobre cómo gestionar las vacaciones de tus empleados sin riesgos legales?
En Doclick te asesoramos para que todo se haga conforme a la ley. ¡Escríbenos a nuestro Whatsapp!
