Es una práctica común de algunas empresas liquidar los contratos de trabajo de los empleados cada año, el 31 de diciembre. ¿Es una práctica que tiene sustento legal? En este artículo te contamos todo lo que debes saber sobre este tema.
Empecemos por resaltar el mito más frecuente que suele confundir a los empleadores:
“Si no liquido cada año a mi empleado, el valor de la liquidación se me va a acumular y después no voy a poder pagarla si se termina el contrato del todo.”
¡No es cierto! Los derechos laborales se calculan y pagan por períodos trabajados, no se acumulan.
Este mito surge de una confusión existente entre los términos de “liquidación” e “indemnización”. Por esta misma razón es que los empleadores suelen caer en el error de afirmar que puede resultar menos costoso celebrar contratos de trabajo a término fijo con los trabajadores y liquidarlos cada año, en vez de celebrar con estos contratos a término indefinido: situación que no siempre es cierta.
Veamos la diferencia entre ambos conceptos:
¿Qué es “liquidar” un contrato?
“Liquidar” un contrato implica calcular y pagar al trabajador todos los derechos acumulados al finalizar la relación laboral, independientemente de si el contrato de trabajo se termina con justa causa o sin justa causa. Estos incluyen:
- Salarios pendientes: si terminas el contrato de trabajo de tu empleado el 31 de diciembre, le deberás pagar el salario de diciembre que, igualmente debía ser pagado. Por tanto, este no se trata de un valor que se acumule con los años, si pagas los salarios de tus empleados oportunamente.
- Prima de servicios no pagada: si terminas el contrato de trabajo de tu empleado el 31 de diciembre, no deberías tener ningún concepto de prima adeudado, toda vez que le debiste haber pagado la prima el 20 de diciembre. Por tanto, este no se trata de un valor que se acumule con los años si lo pagas en las fechas indicadas por la ley.
- Vacaciones no disfrutadas: los empleados deberían recibir 15 días de vacaciones al año. Si el empleado no disfrutó de dichos días de descanso (o si sólo disfrutó una parte), al momento de la liquidación deberás pagarle estos días de vacaciones en dinero. Por tanto, en caso de que el trabajador haya disfrutado de todos los días de vacaciones en el año, no deberás pagar ningún valor por concepto de vacaciones al terminar el contrato. Igualmente, para prevenir que este valor se acumule, recuerda que el empleador tiene la facultad de determinar que el empleado debe salir a vacaciones en determinada fecha, con el preaviso establecido en la ley.
- Cesantías: las cesantías se tratan de una prestación social que tiene un fin especifico: ser un dinero de reserva que el empleado pueda usar cuando se quede cesante, es decir, cuando se quede sin empleo. Para ello, las cesantías deben ser consignadas, por parte del empleado, a un fondo de cesantías a más tardar el 14 de febrero de cada año. Ahora bien, si el contrato de trabajo se termina antes de esto, dicho dinero se le deberá pagar directamente al empleado. Lo anterior demuestra que el valor de las cesantías no se acumula con cada año trabajado, pues debe ser consignado cada año en una fecha específica. Adicionalmente, el hecho de terminar los contratos de trabajo de los empleados cada año implica que este dinero no va a entrar a sus fondos de cesantías, lo cual podría generar una desprotección para ellos en el momento en que de hecho se queden sin empleo.
- Intereses a las cesantías: finalmente, en la liquidación de un contrato de trabajo se debe pagar al empleado los intereses a las cesantías. No obstante, este valor también debe pagarse al empleado cada año en una fecha específica, a más tardar el 31 de enero de cada año, por lo cual tampoco se trataría de un valor que se acumule cada año.
Veamos un ejemplo:
Juan termina su contrato el 31 de diciembre. Esto es lo que se le debe pagar:
- Salario pendiente à $1.300.000 (salario de diciembre).
- Prima: $0 (ya pagada el 20 de diciembre).
- Vacaciones: $0 (ya disfrutadas).
- Cesantías: $1.462.000.
- Intereses a las cesantías: $175.000
Entonces, ¿qué es “Indemnizar”?
Por su parte, “indemnizar” también se trata de un pago que se hace a la terminación del contrato de trabajo, pero sólo si este se terminó sin justa causa. Es decir, es una compensación económica que se le paga a un empleado cuando termina su relación laboral con una empresa, por el hecho de que se le terminó la relación sin justa causa. En todo caso, los contratos de trabajo a término fijo y los contratos de trabajo a término indefinido se indemnizan de formas distintas.
El contrato a término fijo se indemniza con base al tiempo que falta para que se terminara el plazo pactado (se debe hacer el pago de los salarios equivalentes al tiempo que faltaba para completar el contrato).
Veamos un ejemplo:
Juanita tenía un contrato a término fijo de 1 año, pero a los 6 meses de ejecución su empleador le terminó su contrato sin justa causa. Así se calcula su indemnización, si gana un salario mínimo, es decir, si su salario diario era de $43.333,33:
- Tiempo restante: 6 meses.
- Salario diario: $43.333,33.
- Indemnización: $43.333,33 x 30 días por mes x 6 meses =
TOTAL = $7.800.000 de indemnización.
Mientras que el contrato a término indefinido se liquida con base al tiempo que ha transcurrido de la relación laboral hasta el momento de la terminación (consiste en el pago de 30 días de salario por el primer año trabajado y el pago de 20 días de salario por cada año adicional trabajado).
Veamos un ejemplo:
Juanita llevaba laborando durante 1 año y medio y la despiden sin justa causa. Así se calcula su indemnización, si su salario diario era de $43.333,33:
- Tiempo trabajado: 2 años y medio
- Salario diario: $43.333,33
- Indemnización:
– Por el primer año: (30 días de salario x $43.333,33 de salario diario) = $1.300.000.
– Por el segundo año: (20 días de salario x $43.333,33 de salario diario) = $866.666,66
– Por la mitad del tercer año:
- 360 días trabajados à 20 días de salario por indemnización.
- 180 días trabajados à x días de salario por indemnización.
- (180 x 20) ÷ 360 = 10 días de salario
- (10 días de salario x $43.333,33 de salario diario) = $433.333,33
TOTAL = $2.599.99,99 de indemnización
Lo anterior demuestra que: (i) no es cierto que si no se liquida al empleado cada año el valor se vaya a acumular y (ii) que no es cierto que indemnizar a un empleado que esté contratado a término fijo siempre va a ser menos costoso que indemnizar a un trabajador contratado a término indefinido.
Como hemos visto, liquidar los contratos de trabajo al final de cada año no es obligatorio y, en muchos casos, puede resultar innecesario y contraproducente para los empleados y la empresa. Comprender las diferencias entre liquidación e indemnización y conocer las obligaciones legales permite a los empleadores actuar de manera informada, optimizando costos y cumpliendo con la ley.
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