La reforma laboral (Ley 2466 de 2025) modificó la forma en que las empresas deben adelantar los procesos disciplinarios laborales. Además, mediante la Circular 0048 expedida el pasado 22 de mayo de 2026 por el Ministerio del Trabajo se precisó cómo aplicar estos cambios en la práctica.
Para tu empresa, esto es más que un ajuste normativo. Es una oportunidad para revisar cómo están gestionando las sanciones internas y fortalecer la relación con tu equipo.
¿Qué cambió exactamente?
La reforma laboral modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo. Antes, la norma no detallaba con claridad los pasos que debía seguir un empleador para sancionar a un empleado.
Ahora existe un procedimiento mínimo obligatorio, junto con un conjunto de principios que deben respetarse en todo proceso disciplinario (dignidad, presunción de inocencia, proporcionalidad, derecho de defensa, entre otros).
En la práctica, esto significa que las empresas ya no pueden imponer sanciones de manera informal. Deben seguir pasos concretos y dejar evidencia de que respetaron los derechos del empleado.
El procedimiento que debe seguir tu empresa
Para imponer una sanción disciplinaria, la ley exige como mínimo:
- Comunicar por escrito al empleado que se inició un proceso disciplinario, explicando los hechos investigados.
- Entregarle todas las pruebas que respaldan la apertura del proceso y la investigación.
- Darle al menos 5 días hábiles presentar sus descargos, controvertir las pruebas y aportar las suyas.
- Permitirle controvertir la decisión, si la empresa contempla recursos como reposición o apelación en su reglamento.
- Resolver el proceso dentro de un plazo razonable, sin dilatarlo innecesariamente.
Estos pasos buscan que el empleado conozca de que falta se le acusa y tenga una oportunidad real de defenderse antes de que se le sancione.
¿Todo llamado de atención requiere este proceso?
Depende de cómo esté regulado en tu reglamento interno.
La circular contempla la posibilidad de que si los llamados de atención no están contemplados como sanción en el reglamento interno de trabajo, y la empresa los usa simplemente para solicitarle al empleado que cumpla con sus funciones, no es necesario adelantar el procedimiento.
Cuando el reglamento sí lo define como sanción, aplicarlos exige seguir el procedimiento completo. Por eso vale la pena revisar cómo está redactado tu reglamento en este punto.
No obstante, la norma laboral es clara: los llamados de atención constituyen sanciones disciplinarias. En este orden de ideas, la aplicación de cualquier medida correctiva exige agotar el proceso disciplinario previo, razón por la cual te aconsejamos seguir desarrollando este proceso en tu empresa.
¿Y la terminación del contrato de trabajo con justa causa?
Como regla general, la terminación del contrato de trabajo con justa causa no se considera una sanción disciplinaria, por lo que no exige agotar este procedimiento.
Existen dos excepciones a tener en cuenta:
- La primera ocurre cuando el reglamento interno, una convención colectiva o el contrato de trabajo califican una falta como grave y contemplan el despido dentro de un sistema de sanciones graduales.
- La segunda, cuando la ley exige expresamente un procedimiento previo, como ocurre con el despido por bajo rendimiento o por participación en una huelga ilegal.
Aun cuando no se exija el procedimiento formal, la empresa debe comunicar con claridad los motivos de la terminación del contrato, actuar con inmediatez y darle al empleado la oportunidad de ser escuchado respetando sus garantías mínimas.
Regulación especial para empresas pequeñas y empleados del hogar
Para empresas de hasta diez trabajadores, y para quienes vinculan directamente a empleados del hogar, la ley flexibiliza el procedimiento.
Basta con informar los hechos, escuchar al empleado y permitirle presentar su defensa, sin necesidad de surtir cada uno de los pasos formales. En todo caso. se recomienda dejar constancia de este proceso, así sea simplificado.
Recomendaciones para tu empresa
- Revisa y actualiza tu reglamento interno de trabajo, especificando cómo se notifican los procesos, cómo se trasladan las pruebas y qué recursos puede usar el empleado en caso de desacuerdo.
- Define con claridad si los llamados de atención constituyen sanción dentro de tu organización.
- Capacita a los líderes de talento humano y a los jefes directos en el nuevo procedimiento, para evitar errores que ocasionen que la sanción sea declarada ineficaz.
- Documenta cada etapa del proceso disciplinario, incluso cuando se realice por medios virtuales.
- Si tu empresa tiene diez trabajadores o menos, define igualmente cómo dejarás constancia del proceso simplificado.
Una oportunidad para fortalecer la gestión del talento humano
Más allá del cumplimiento normativo, este es un buen momento para profesionalizar la manera en que tu empresa gestiona las situaciones disciplinarias. Un proceso claro y bien documentado protege a la empresa y genera confianza en los equipos.
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