La reforma laboral entra en vigor en Colombia este 25 de junio de 2025 marca un hito crucial para todas las empresas del país. Como empresario o emprendedor, entender los cambios que trae esta nueva ley no es solo una obligación, es una oportunidad para adaptar tus operaciones, proteger tu negocio y asegurar un crecimiento sostenible. 

¿Cuáles son los puntos clave de la reforma? Aquí te los contamos:

1. Priorización del contrato de trabajo a término indefinido

Una de las novedades más significativas de la reforma es la priorización del contrato de trabajo a término indefinido como la modalidad de contrato aplicable por regla general, buscando una mayor estabilidad para los empleados. 

Antes, el contrato indefinido era una simple opción para la formalización de empleados; ahora, existe una presunción y prioridad explícita de los contratos indefinidos. Es decir, es la regla general. Esto refuerza el principio de estabilidad laboral.

2. Novedades en los contratos de trabajo a término fijo

La reforma laboral busca que la temporalidad en los contratos a término fijo sea una realidad, y no una puerta de entrada a relaciones laborales indefinidas disfrazadas. Si la necesidad de tu empresa no es temporal, el contrato debería ser indefinido de acuerdo con la priorización de este tipo de contrato.

a. Duración máxima y fin de la renovación indefinida:

El término máximo de los contratos a término fijo ahora es de 4 años, un año más de lo que permitía la ley anterior. Sin embargo, la gran novedad es que ya no podrán renovarse indefinidamente. 

b. ¿Qué pasa si el contrato supera los 4 años? :

Si un contrato a término fijo supera los 4 años de duración, automáticamente se entenderá que se ha convertido en un contrato a término indefinido desde el inicio de la relación laboral.

c. Contratos a término fijo previos a la ley:

No te preocupes si antes del 25 de junio de 2025 tu empresa ya tenía un contrato de trabajo a término fijo que llevaba varios años sobrepasando el límite establecido. La norma indica que para estos contratos a término fijo, los 4 años se empezarán a contar desde el 25 de junio de 2025.

d. Prórrogas de contratos menores a un año:

Si pactas un contrato a término fijo por un período menor a un año, ten en cuenta que ahora hay dos formas de prorrogarlo:

• Prórroga pactada: Las partes pueden acordar hasta cuatro (4) prórrogas por períodos iguales al inicial, sin que la duración total del contrato (incluyendo las prórrogas) exceda los 4 años.
• Prórroga automática: Si no se da el preaviso de no prórroga con 30 días de antelación, el contrato se prorrogará automáticamente hasta por tres períodos iguales. Después de estas tres prórrogas, las siguientes prórrogas automáticas serán por periodos de 1 año, siempre respetando el límite máximo total de 4 años para la duración del contrato.

3. Novedades en los contratos de trabajo por obra o labor determinada

La reforma laboral también trae claridad sobre la naturaleza de los contratos por obra o labor, buscando evitar que se utilicen para encubrir relaciones laborales permanentes.

a. Contrato por escrito y especificando la obra a ejecutar:

Para evitar que un contrato por obra o labor se convierta automáticamente en indefinido, es crucial que se celebre por escrito y especifique de manera clara y detallada la obra o labor a ejecutar. Si no cumples con estos requisitos, el contrato se entenderá como celebrado a término indefinido desde el inicio de la relación laboral.

b. Continuidad tras la obra:

Si un empleado continúa prestando servicios una vez que la obra o labor para la que fue contratado ha finalizado, ese contrato también se convertirá en indefinido desde el primer día de la relación. La única manera de continuar la relación laboral bajo esta figura es que exista una nueva y diferente obra o labor, la cual debe ser adicionada por escrito al contrato o, en su defecto, liquidar el contrato anterior e iniciar uno nuevo especificando la nueva obra.

4. El contrato de aprendizaje: ahora es un contrato de trabajo especial

El contrato de aprendizaje sufre cambios sustanciales, elevando los beneficios para los aprendices pero también los costos para las empresas.

a. Tipo de contrato de trabajo:

El contrato de aprendizaje ahora se define explícitamente como un contrato de trabajo especial, con todas las obligaciones laborales que eso implica para el empleador.

b. Duración máxima:

El término máximo del contrato de aprendizaje aumentó a 3 años. 

c. Apoyo de sostenimiento:

Los montos de apoyo de sostenimiento se incrementan en algunos casos.

d. Cobertura de seguridad social:

Será necesario que la empresa asuma la seguridad social de sus aprendices.

e. Pago de prestaciones sociales:

Además, en algunos casos se les deberán pagar las prestaciones sociales propias de un contrato de trabajo (prima, vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, auxilio de transporte).

5. Teletrabajo: un marco más completo y nuevas obligaciones por la reforma laboral

La figura del teletrabajo se actualiza y se extiende, adaptándose a las realidades actuales y generando nuevas responsabilidades para los empleadores.

a. Modalidades de teletrabajo:

Se renombra «Suplementarios» a «Teletrabajo híbrido» y se añaden dos nuevas modalidades: Teletrabajo transnacional (desde otro país para empleador colombiano) y Teletrabajo temporal o emergente (para situaciones excepcionales, sin perjuicio del trabajo en casa).

b. Auxilio de conectividad:

Estás obligado a otorgar el auxilio de conectividad (en reemplazo  al auxilio de transporte) a los teletrabajadores  que devenguen hasta 2 SMMLV, sustituyendo al auxilio de transporte. Este auxilio no es constitutivo de salario, pero sí será base de liquidación de prestaciones sociales para los empleados que devenguen hasta 2 SMMLV.

c. Formación en tecnología:

Deberás proporcionar programas de formación y capacitación en manejo de herramientas tecnológicas, gestión del tiempo y habilidades de comunicación remota para tus teletrabajadores.

6. Recategorización del horario nocturno y horas extras: la reforma laboral trae un impacto directo en tu nómina

Estos cambios tienen un impacto directo y significativo en los costos laborales para muchas empresas.

a. Más horas consideradas como trabajo nocturno:

El trabajo nocturno aumenta dos horas. Ahora entendemos que el trabajo nocturno inicia a las 7:00 p.m. y termina a las 6:00 a.m. (antes iniciaba a las 9:00 p.m.). Esto significa que las horas entre las 7:00 p.m. y las 9:00 p.m., que antes se consideraban diurnas, ahora deberán pagarse con el recargo nocturno del 35%, significando aumento en los costos salariales para las empresas que tienen empleados que laboran durante estas horas. Esta modificación entrará a regir desde el 25 de diciembre de 2025 (6 meses después de la sanción de la ley).

b. Recargo en días de descanso obligatorio y festivos:

El recargo por trabajar en un día de descanso obligatorio o día de fiesta aumenta del 75% al 100% sobre el salario ordinario. Esta implementación será gradual, así:

• 80% desde el 1 de julio de 2025. 
• 90% desde el 1 de julio de 2026
• 100% a partir del 1 de julio de 2027. 

No obstante, puedes acogerte al 100% desde la entrada en vigencia de la ley.

c. Cambios en la regulación del día de descanso:

La reforma laboral trae claridad y cierta flexibilidad sobre el día de descanso obligatorio, lo que implica una gestión cuidadosa de los acuerdos laborales.

• Día de descanso distinto al domingo: Antes, el día de descanso se solía limitar al sábado o domingo. Ahora, el día de descanso podría ser cualquier día de la semana distinto al domingo, pero es crucial que este acuerdo conste por escrito. De lo contrario, la ley presumirá que el día de descanso es el domingo.
• «Dominical» equivale a «día de descanso obligatorio»: La reforma laboral aclara que, a partir de ahora, cuando el Código Sustantivo del Trabajo haga referencia a «dominical», se entenderá que se trata de «día de descanso obligatorio». Esto amplía la aplicación del recargo más allá del domingo si has pactado con tus empleados otro día de descanso semanal.
• Un solo recargo por coincidencia con festivo:  Si un día de descanso obligatorio (sea domingo o el día pactado con el empleado) coincide con otro día de descanso remunerado (un festivo) y el empleado debe laborar, solo tendrá derecho a un único recargo. No se le dará un día de descanso adicional por la coincidencia. Esto significa que si, por ejemplo, el día de descanso pactado con un empleado es el lunes y ese lunes es también un festivo, y el empleado labora, solo se le pagará el recargo correspondiente al día de descanso obligatorio, sin un pago doble ni un día compensatorio adicional por el festivo.

d. Eliminación de prohibición de horas extras en jornadas de 10 horas diarias:

Antes si la jornada de trabajo se ampliaba a 10 horas diarias por acuerdo entre empleador y empleado, no se podían laborar horas extras en el mismo día; ahora, esta prohibición fue eliminada. 

e. Ya no necesitas autorización del Ministerio del Trabajo para laborar horas extras:

Se elimina la necesidad de permiso del Ministerio del Trabajo para laborar horas extras, simplificando este proceso. 

f. Simplificación del registro de horas suplementarias:

El registro de horas suplementarias también se simplifica, requiriendo registrar solo nombre, actividad, número de horas (diurnas o nocturnas). 

g. Sanción por no pago de horas extras:

¡Atención! Si no remuneras el tiempo suplementario, el Ministerio del Trabajo podrá suspenderte la facultad de autorizar trabajo suplementario por seis (6) meses, sin perjuicio de otras sanciones.

7. Cesantías: la reforma laboral trae mayor flexibilidad en los pagos

La reforma trae novedades que pueden mejorar el flujo de caja para los empleadores, especialmente para las pequeñas empresas. 

a. Consignación anticipada de cesantías:

Ahora puedes optar por aportar mensualmente al fondo de cesantías el 8.33% del salario base de liquidación como consignación anticipada. Esto te permite distribuir el costo a lo largo del año en lugar de un único desembolso en febrero. Sin embargo, el empleado sólo podrá acceder a estas cesantías en los términos legales (compra de vivienda, estudio) o a la terminación del contrato.

b. Pago mensualizado de intereses a las cesantías:

Previo acuerdo por escrito, puedes pactar con el empleado el pago mensualizado del 1% del salario base de liquidación por concepto de intereses sobre las cesantías, evitando el desembolso anual en enero.

c. Pago directo de cesantías:

La reforma laboral introduce una opción clave: si el empleado requiere el dinero de las cesantías que aún no has consignado al fondo para uno de los fines autorizados por la ley (como compra de vivienda o estudio), puedes realizar el pago directo de este valor al empleado. Este pago se considerará liberatorio de la obligación y no habrá sanción por no consignarlas, ya que se entregaron directamente al empleado. Sin embargo, debes ser muy cuidadoso. Si se demuestra que el pago no fue por la voluntad libre del empleado o que el dinero se usó para fines no autorizados, el pago no se considerará liberatorio. Por eso, es altamente recomendable que, al entregar directamente las cesantías, revises cuidadosamente el uso que se le dará a dicho dinero y, posterior a la entrega, verifiques que efectivamente se haya utilizado para el propósito legal solicitado. A pesar de esta flexibilidad, la afiliación del empleado al fondo de cesantías sigue siendo obligatoria.

8. Debido proceso disciplinario laboral: más detalle, más obligaciones

La reforma detalla el debido proceso disciplinario laboral, que antes se aplicaba por remisión constitucional o jurisprudencial. Esto brinda mayor seguridad jurídica, pero también una mayor carga procedimental para el empleador.

a. Alcance del debido proceso y procedimiento obligatorio:

Ahora el debido proceso incluye más garantías y un procedimiento detallado y obligatorio. Deberás, entre otras cosas, comunicar la apertura del proceso al empleado, indicarle por escrito los hechos, enviarle todas las pruebas que se harán valer en el proceso, dar un término mínimo de 5 días para la defensa e interponer sus propias pruebas, y asegurar que la decisión sea motivada y proporcional a la falta, además se le dará la posibilidad al empleado de impugnar la decisión El incumplimiento de cualquiera de estos pasos podría viciar la sanción que se le haya impuesto al empleado quedando sin efectos.

b. Principio de inmediatez:

Se exige que el procedimiento disciplinario, una vez ocurrida la falta o que se tenga conocimiento de esta, se realice en un término razonable.

c. Asistencia sindical:

Aún se tiene la posibilidad del acompañamiento del empleado por una o dos personas del sindicato de la empresa al que este haga parte. Ya no es un requisito perentorio para la validez de la sanción, sino un derecho de acompañamiento y veeduría.

d. Debido proceso para empleados con discapacidad:

Se exige la implementación de medidas y ajustes razonables para garantizar la comunicación y comprensión en el debido proceso para personas con discapacidad.

e. Actualización del Reglamento Interno de Trabajo (RIT):

Tienes un plazo de 12 meses –hasta el 25 de junio de 2026– para actualizar tu RIT conforme a estos nuevos parámetros, lo que implica una revisión legal significativa.

f. Uso de tecnologías:

Se permite que el procedimiento disciplinario se realice usando TICs –Tecnologías de la Información y Comunicaciones–, siempre que el empleado cuente con las herramientas necesarias para ello.

9. Publicación del Reglamento Interno de Trabajo: ahora también virtual

La reforma moderniza la forma de publicación del Reglamento Interno de Trabajo, adaptándose a la realidad digital.

a. Publicación virtual obligatoria:

Además de fijar dos (2) copias físicas en dos (2) sitios distintos del lugar de trabajo, ahora es obligatorio publicar el RIT a través de un medio virtual al cual los empleados puedan acceder en cualquier momento. 

Si tienes varias sedes, la publicación física debe hacerse en cada una. Sin embargo, la norma indica que la publicación virtual exime de realizar varias publicaciones físicas si se hiciera la publicación del reglamento a través de medio virtual. Además podrás cargar el RIT en la página web de la empresa, si cuentas con una, o enviarlo a los empleados por cualquier canal digital de propiedad de la compañía como el correo electrónico, dejando constancia de dicha actuación.

b. Validez y oponibilidad:

La validez y oponibilidad del RIT ahora dependerán de que garantices el acceso tanto en formato físico como digital. No cumplir con alguna de las vías obligatorias podría llevar a que el reglamento o sus cláusulas no sean oponibles al empleado.

10. Sobre las nuevas obligaciones que trae la reforma laboral para los empleadores

La reforma incorpora una serie de obligaciones que deberás cumplir como empleador.

a. Nuevas licencias remuneradas:

Como empleador deberás otorgarle a tus empleados licencias remuneradas cuando tengan citas médicas de urgencia o programadas con especialistas, obligaciones escolares como acudiente, citaciones judiciales, administrativas y legales, entre otras.

b. Cuota de contratación de personas con discapacidad:

Si tu empresa cuenta con 100 o más empleados permanentes, ahora tendrás la obligación de contratar o mantener un porcentaje de personas con discapacidad. 

En definitiva, la reforma laboral de 2025 es un cambio profundo que busca fortalecer los derechos de los empleados y modernizar las relaciones laborales en Colombia. Como empresario, comprender estas nuevas disposiciones es fundamental para evitar sanciones, optimizar tus operaciones y asegurar un crecimiento sostenible.

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