El cierre del año trae consigo importantes obligaciones legales para los empleadores. Cumplir con estas no sólo evita sanciones, sino que también refuerza relaciones laborales basadas en el respeto y el cumplimiento de la ley. A continuación, desde Doclick, resolvemos las principales dudas que surgen a fin de año para que estés al día con tus compromisos laborales y te anticipes a las obligaciones del próximo año.
En este artículo te contamos todo lo que debes saber sobre el pago de la prima de servicios en diciembre, las primas extralegales, la dotación de calzado y vestido, así como las cesantías y los intereses a las cesantías.
1. Prima de servicios
¿Qué es la prima de servicios y cómo se paga en diciembre?
La prima de servicios es una prestación social que equivale a 30 días de salario por cada año trabajado y se paga en dos partes:
- La primera mitad, antes del 30 de junio. Para dicho pago se considera la cantidad de días trabajados entre el 1 de enero y el 30 de junio.
- La segunda mitad, antes del 20 de diciembre. Para dicho pago se considera la cantidad de días trabajados entre el 1 de julio y el 31 de diciembre. Es decir, aunque la prima de diciembre se paga el 20 de diciembre, siendo este un pago adelantado, se debe considerar los días trabajados hasta el 31 de diciembre.
¿Qué conceptos se consideran para calcular la prima?
El salario base para calcular la prima incluye:
- Salario ordinario: el pago regular que recibe el empleado, que no debe ser inferior a un salario mínimo.
- Otros pagos constitutivos de salario: recargos por horas extras, recargos por trabajo en días festivos o dominicales, o comisiones.
- Auxilio de transporte: para los empleados que devengan hasta 2 salarios mínimos, los empleadores tienen la obligación de pagarles el auxilio de transporte legal. Aunque este concepto no se trata propiamente de salario, este valor sí se considera para el cálculo de la prima.
Por tanto, con estos valores puedes calcular la prima de servicios que le debes pagar a tus empleados.
Veamos un ejemplo:
- Salario mensual: $1.300.000.
- Auxilio de transporte: $162.000.
- Total mensual: $1.462.000.
Salario diario = $1.462.000 de salario mensual ÷ 30 días al mes = $48.733,33 de salario diario
$48.733,33 de salario diario x 15 días de salario por concepto de prima = $731.000 por concepto de prima.
Ahora ¿qué pasa si mi empleado no trabajó el semestre completo? ¿Igualmente debo pagarle la prima?
Sí. Todos los empleados tienen derecho al pago de la prima, no obstante, este pago se hará de forma proporcional al tiempo trabajado durante el semestre.
Ejemplo práctico:
- Tiempo trabajado en el semestre: 72 días.
- Salario mensual: $1.300.000.
- Auxilio de transporte: $162.000.
- Total mensual: $1.462.000.
Teniendo en cuenta el ejemplo anterior, vas a analizar lo siguiente: si por 180 días trabajados en el mes a un empleado se le pagan 15 días de salario por concepto de prima ¿cuánto le debes pagar por concepto de prima a un empleado que trabajó sólo 72 días en el segundo semestre del año?
180 días trabajados → 15 días de salario por concepto de prima
72 días trabajados → X días de salario por concepto de prima.
(72 x 15) ÷ 180 = 6 días de salario por concepto de prima.
Salario diario = $1.462.000 de salario mensual ÷ 30 días al mes = $48.733,33 de salario diario
6 días de salario por concepto de prima x $48.733,33 de salario diario = $292.400 por concepto de prima de servicios.
¿Si mi empleado estuvo incapacitado puedo restarle “días trabajados” para el cálculo del pago de su prima?
¡No! La incapacidad temporal del empleado no se trata de una causal de suspensión del contrato de trabajo. Por tanto, los días en que el empleado no haya podido laborar debido a una condición de salud que le haya generado una incapacidad temporal no deben descontarse en el cálculo de la prima.
¡Con esta información podrás llevar a cabo el cálculo de la prima de servicios de tus empleados perfectamente!
2. Primas extralegales
¿Los empleadores pueden pagarles a sus empleados primas extralegales?
¡Sí! Las primas extralegales son pagos que las empresas realizan a sus empleados de manera voluntaria o como resultado de un acuerdo contractual. Se llaman «extralegales» porque no están contempladas como obligatorias en la legislación laboral. A diferencia de la prima de servicios –que sí es una obligación legal con fecha y valor definidos– las primas extralegales no tienen reglas fijas sobre su cálculo o momento de pago. Generalmente, las empresas las utilizan como incentivo o reconocimiento, por ejemplo, por el cumplimiento de objetivos corporativos, o como un beneficio adicional, como podría ser una prima navideña para todos los empleados.
¿Constituyen salario?
Es importante analizar si una prima extralegal puede constituir salario. La clave está en la naturaleza del pago: si la prima retribuye directamente el servicio prestado, se considera salario y, por lo tanto, debe incluirse en el cálculo de prestaciones sociales y aportes a la seguridad social. Por ejemplo, si la empresa decide pagar una prima a un empleado porque superó sus metas de ventas o tuvo un desempeño excepcional, esta prima constituirá salario, ya que está ligada al trabajo realizado. En contraste, si el pago no tiene relación con el servicio y se otorga por mera liberalidad, como una prima navideña que se entrega a todos los empleados sin distinción, no constituirá salario porque no retribuye directamente el servicio.
¿Cómo puede protegerse la empresa?
Para evitar riesgos legales, es fundamental que los empleadores documenten la razón del pago extralegal y aclaren expresamente si este tiene o no un carácter salarial. Es recomendable evitar ambigüedades y dejar claro cuándo un pago se realiza por mera liberalidad, es decir, cuando no guarda relación directa con el servicio prestado. Esto es especialmente importante porque entidades como el Ministerio del Trabajo o la UGPP podrían determinar que ciertos pagos extralegales constituyen salario, lo que implicaría un posible cálculo incorrecto de las prestaciones sociales y de los aportes a seguridad social, además de generar sanciones económicas para la empresa.
Por último, es importante recordar que la prima extralegal no reemplaza ni afecta la prima de servicios, que es un derecho laboral obligatorio. Esto significa que, si se otorgan primas voluntarias, estas deben pagarse de manera adicional a la prima de servicios.
3. Dotación de calzado y vestido
¿Qué es?
La dotación de calzado y vestido es una prestación social obligatoria que el empleador debe entregar a los empleados. Consiste en proporcionar un par de zapatos y un vestido de labor adecuado a las funciones que desempeña el empleado, lo que incluye prendas como pantalón y camisa, según corresponda.
¿A quienes se les debe pagar?
Este derecho aplica únicamente para los empleados que devengan hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV), lo cual, para el año 2024, equivale a $2.600.000. Además, los empleados deben haber trabajado por lo menos tres meses dentro del cuatrimestre respectivo para ser beneficiarios de esta prestación.
¿Cuándo se debe pagar?
La entrega de la dotación debe realizarse tres veces al año, en las fechas estipuladas por la ley: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre. ¡No olvides que se acerca el 20 de diciembre y es importante cumplir con esta obligación!
Si quieres conocer más detalles sobre el pago y las condiciones de esta prestación social, aquí te contamos todo lo que debes saber.
4. Cesantías
¿Qué es?
El auxilio de cesantías es una prestación social que funciona como un ahorro obligatorio destinado a proteger al empleado en caso de quedar desempleado. Este auxilio equivale a un salario mensual por cada año trabajado o su proporción si el tiempo de servicio es inferior a un año.
¿A quienes se les debe pagar?
Como regla general, mientras el contrato de trabajo esté vigente, el empleador no debe pagar las cesantías directamente al empleado, sino que debe consignarlas en el fondo de cesantías correspondiente. No obstante, si el contrato termina antes de la fecha de consignación, las cesantías se pagarán directamente al empleado junto con su liquidación.
Ahora bien, existe una excepción en la que el empleado puede recibir directamente el pago parcial de sus cesantías: cuando las solicita para inversiones relacionadas con vivienda, como la compra, mejora o liberación de gravámenes hipotecarios. En estos casos, el empleador debe verificar que el empleado utilice efectivamente las cesantías para el fin solicitado.
¡No olvides consignar las cesantías a tiempo! Cumplir con esta obligación no solo protege a tus empleados, sino que también te ayuda a evitar sanciones y asegurar el cumplimiento de la ley.
¿Cuándo se deben pagar?
Si bien las cesantías no deben pagarse al final del año, es importante no perderlas de vista, ya que deben consignarse en el fondo de cesantías al cuál esté afiliado el empleado a más tardar el 14 de febrero de cada año, o al momento de la terminación del contrato de trabajo.
5. Intereses a las cesantías
¿Qué es?
Los intereses a las cesantías son una prestación social equivalente al 12% anual sobre el valor de las cesantías acumuladas, o proporcional al tiempo trabajado durante el año. En otras palabras, como las cesantías funcionan como un ahorro anual, el empleado tiene derecho a recibir intereses por este ahorro, calculados desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año correspondiente.
¿A quienes se les debe pagar?
A diferencia de las cesantías, este valor sí debe pagarse directamente al empleado.
¡No olvides pagar los intereses a tiempo y evitar inconvenientes!
¿Cuándo se deben pagar?
Nuevamente, el pago de los intereses a las cesantías no debe realizarse al final del año; sin embargo, estos deben pagarse directamente al empleado a más tardar el 31 de enero de cada año.
Desde Doclick, queremos ayudarte a entender y cumplir con todas tus obligaciones laborales de fin e inicio de año. Si necesitas apoyo con cálculos, interpretación de la ley o cualquier otra consulta legal, nuestro equipo de expertos está listo para asesorarte.
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