¡Hoy te hablamos de la formalización o constitución de tu empresa!
Lo primero que debes tener claro es que en Colombia las empresas pueden funcionar de manera informal o de manera formal. Un típico caso de empresa informal es la de Laura y Manuel, que venden productos de panadería. Los productos los hacen ellos mismos en su casa, sus clientes son amigos y conocidos, reciben los pagos en sus cuentas bancarias personales y se han endeudado en nombre propio para comprar algunos electrodomésticos con los que hacen los productos. La buena noticia es que últimamente la empresa de Laura y Manuel ha venido evolucionando, ya cuenta con redes sociales que usan como canal de venta y una empresa grande hace poco los contactó porque quieren adquirir sus productos al por mayor. Además, están pensando contratar dos empleados. Por estas razones, ellos han estado preguntándose, ¿será el momento de formalizar la empresa?.
La formalización o constitución de tu empresa significa crear una entidad diferente a ti, con vida propia, con su propio patrimonio, obligaciones, entre otras cosas. A partir de ese momento, tienes la posibilidad de crear una cuenta bancaria, de pedir un crédito al banco, de facturar, de contratar empleados, venderle a grandes empresas, recibir inversión, entre otras cosas. ¡Con tu empresa constituida se abrirán muchas más puertas y posibilidades!
El caso de Laura y Manuel es un típico ejemplo de la transición entre una empresa informal a una formal. Sin embargo, hay también muchos casos en el que las personas prefieren constituir sus empresas desde el principio, antes de empezar a vender sus productos o servicios. Esta es la mejor opción para aquellos que quieren empezar con las reglas claras, de manera más organizada y segura. Para que sea más claro, es lo mismo que aquel que decide irse a viajar sin tener hospedaje reservado, para ir viendo qué pasa en el camino, o aquel que prefiere emprender el viaje con todas sus reservas listas para evitar algún inconveniente.
Ambos caminos son válidos, pero si tu sueño es hacer crecer tu empresa, tendrás que formalizarla tarde que temprano y estamos convencidos de que entre más pronto, ¡mucho mejor!. Por esta razón estamos aquí, queremos que sea fácil para ti tomar esta decisión.
Te contamos los principales beneficios de formalizar tu empresa:
1. Tendrás un documento que regule las relaciones entre tú y tus socios. Con este, podrás tener claridad de qué aportó cada uno (dinero, objetos o trabajo), cuantas acciones les corresponden, como se deben tomar las decisiones de la empresa, etc. Todo esto te servirá para evitar que surjan inconvenientes entre ustedes.
2. Contarás con un certificado de existencia y representación legal y un registro ante la DIAN (Registro Único Tributario – RUT). Lo que te permitirá venderle tus servicios a una empresa mediana o grande, las cuales por lo general tienden a contratar solo con empresas formalizadas.
3. Podrás abrir una cuenta bancaria empresarial. Esto te permitirá recibir los pagos de tus clientes directamente a esta cuenta y así no se mezclarán los ingresos de la empresa con los tuyos o los de tus socios.
4. Empezarás a crear historial bancario y crediticio. Lo que te facilitará solicitar un crédito para la empresa sin comprometer tu propio patrimonio o el de tus socios.
5. Las obligaciones y deudas del negocio serán responsabilidad de la empresa y no tuyas. En el caso en el que la empresa no pueda responder tu podrías ser responsable pero sólo hasta el monto de tus aportes en la empresa.
6. Podrás acceder más fácilmente a los beneficios e incentivos de programas orientados a apoyar emprendimientos del Estado. Normalmente este tipo de iniciativas buscan empresas que estén formalizadas o en proceso de formalización.
7. ¡Y finalmente, algo super importante!: Generarás más confianza a tus clientes y proveedores a la hora de hacer negocios ya que las empresas formales tienen estructuras más sólidas y ofrecen mayor respaldo.
Por otro lado, deberás tener en cuenta que formalizar tu empresa te traerá nuevas responsabilidades (obligaciones y gastos). ¡Responsabilidades que vale la pena asumir si tu empresa está en pleno crecimiento! Aquí te mencionamos algunas de ellas:
1. Tendrás que pagar unos gastos para el trámite de constitución de la empresa en la Cámara de Comercio.
2. Cada año, en el primer trimestre, tendrás que pagar una suma de dinero para renovar la matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio.
3. Tendrás que empezar a llevar la contabilidad de la empresa de manera juiciosa y ordenada.
4. Tendrás que presentar declaraciones y hacer el pago de ciertos impuestos. Por ejemplo, el Impuesto a las Ventas (IVA) o el impuesto de industria y comercio.
5. Tendrás que llevar a cabo una reunión formal con tus socios (reunión ordinaria de asamblea general de accionistas), por lo menos, una vez al año. Y en cada reunión, tendrás que levantar un acta. Por esto, ¡no te preocupes!, Con Doclick podrás hacer tus actas de manera fácil y en minutos.
6. Tendrás que formalizar la relación con tus empleados a través de un contrato laboral. Este lo puedes hacer tambien usando Doclick.
Como conclusión, la formalización o constitución de tu empresa es una inversión a futuro que te puede brindar muchas oportunidades para que tu negocio crezca y llegue muy lejos, de manera segura. Crecer implica adquirir obligaciones y no le debes tener miedo a estas porque son las que te impulsarán en la persecución de tus sueños.
¡Muchas gracias por visitarnos! No olvides que en Doclick podremos asesorarte en el proceso de formalización o constitución de tu sociedad.
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